Kas Kecil (Petty Cash) dan Kas di Bank (Cash in Bank)

Pengertian Kas

• Kas merupakan suatu aktiva lancar yang meliputi uang logam, uang kertas dan pos-pos lain yang dapat digunakan sebagai alat tukar dan mempunyai dasar pengukuran akuntansi
• Kas merupakan harta paling lancar (aktiva paling liquid) bagi perusahaan. Kas juga merupakan harta yang paling riskan sehingga pengamanan terhadap kas perlu dilakukan seketat mungkin, untuk menghindari kebocoran yang akan merugikan perusahaan.

Kas dibagi menjadi dua kelompok, yaitu:

• Kas Kecil (Petty Cash / Cash on Hand)

Merupakan uang kas yang ada dalam brankas perusahaan yang digunakan untuk membayar dalam jumlah yang relatif kecil misalnya pembelian perangko, biaya perjalanan, biaya telegram, biaya taxi dan pembayaran lain dalam jumlah kecil.

• Kas di Bank (Cash in Bank)

Merupakan uang kas yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di Bank dalam bentuk giro/bilyet dan kas ini dipakai untuk pembayaran yang jumlahnya besar dengan menggunakan check.

Prosedur untuk mengisi kembali kas kecil dengan metode imperest fund system:

1. Kas kecil dihitung oleh seorang petugas dari bagian akuntansi. Jumlah perintah pengeluaran kas kecil ditambah dengan sisa uang yang ada harus sama dengan jumlah pada saat pembentukan.
2. Semua perintah pengeluaran kas kecil diperiksa untuk memastikan bahwa pengeluaran -pengeluaran itu telah mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang dan bahwa pengeluaran-pengeluaran itu dilakukan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3. Perintah pengeluaran kas kecil diberi tanda tertentu agar bukti tersebut tidak dapat digunakan lagi untuk pengeluaran kas kecil di kemudian hari.
4. Perintah pengeluaran kas kecil dikelompokkan berdasarkan rekening-rekening biaya yang ada dalam buku besar.

Sistem pencatatan dan metode penilaian dari kas kecil dan kas di Bank berbeda. Kas di Bank digunakan prosedur rekonsiliasi bank yang dilakukan secara periodik antara pihak perusahaan dengan pihak Bank. Sedangkan kas kecil, terdapat dua metode pencatatan, yaitu:

• Imperest fund system (sistem dana tetap)

Dalam sistem ini, kas kecil diupayakan memiliki dana yang tetap, kecuali perusahaan menghendaki perubahan jumlah kas kecil, misalnya perusahaan merasakan kas kecil tidak mencukupi kebutuhan yang diperlukan sehari-hari, maka perlu ada penambahan jumlah kas kecil. Atau perusahaan menganggap kas kecil terlalu besar, maka perlu dikurangi. Sehingga perusahaan perlu membuat kebijakan baru yang berkaitan dengan jumlah kas kecil yang ada di perusahaan, yaitu dengan melakukan penyesuaian untuk menambah atau mengurangi jumlah kas kecil.

• Fluctuation fund system (sistem dana berubah)

Dalam metode ini, jumlah kas kecil tidak harus tetap, tetapi dapat berubah sesuai dengan kebutuhan perusahaan, misalnya pada waktu membuat suatu kebijakan pertama kali perusahaan menetapkan jumlah kecil, kemudian digunakan sesuai dengan kebutuhan perusahaan yang jumlahnya kecil dan kemudian diisi kembali. Jika dalam sistem dana tetap, jumlah pengisiannya harus sebesar kas kecil yang telah digunakan sehingga saldo akhirnya akan sama dengan pada waktu pertama kali kas kecil dibuat, sedangkan dalam sistem dana berubah, jumlah pengisiannya tidak harus sama dengan jumlah yang telah digunakan, tetapi boleh lebih atau kurang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Perbedaan cara pencatatn fluctuation fund system dan imperest fund system:

Pada saat kas kecil dibelanjakan

• System imperest

Sistem imperest pada saat dibelanjakan tidak perlu dijurnal (no entry), artinya cukup membuat catatan kecil yang tujuannya untuk menghitung jumlah kas kecil yang masih tersedia. Akan tetapi membuat bukti pembayaran dan menyimpannya sebagi bukti. Sehingga apabila suatu saat dana kas kecil diperiksa (petty cash opname), pemegang dana kas kecil dapat mempertanggungjawabkan mengenai sisa yang ada ditambah jumlah bukti pembayaran yang telah dilakukan jumlahnya harus sama dengan dana tetap kas kecil.

• System fluktuasi

Pada sistem fluktuasi harus dicatat semua jenis pengeluaran yang berasal dari kas kecil.

Pada saat kas kecil diisi kembali

• System Imperest

Sistem imperest mengklasifikasikan rekening yang sejenis sesuai dengan rekening buku besar. Pengisian kas kecil harus sesuai dengan kebijakan perusahaan, yaitu batas minimum yang harus diisi, sehingga jumlah kas kecil setelah diisi harus sama dengan kas kecil pada saat terbentuk.

• System fluktuasi

Sistem fluktuasi tidak perlu mencapai batas minimum dan jumlahnya tidak perlu tetap. Artinya perusahaan boleh mengisi kapan dan jumlah sesuai dengan kebutuhan kas kecil.

Cara Penjurnalan:

Keterangan                  Imperest fund system      Fluctuation fund system

Saat pengisian atau               Petty Cash                         Petty Cash

pembentukan                               Cash                                 Cash

Pemakaian kas kecil               No entry                           Expense

                                                                                         Petty Cash

Pengurangan kas kecil            Cash                                 Cash

                                                  Petty Cash                       Petty Cash

Penambahan kas kecil             Petty Cash                        Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

Pengisian kembali kas kecil     Expense (*                       Petty Cash

                                                 Cash                                Cash

(* : Rekening yang sama dijumlahkan